Дані як інструмент змін: як моніторинг і оцінка зміцнюють організації та їхні проєкти

19 Feb 2025

Daria Rybalchenko, National Network of Local Philanthropy Development

У нашій організації кожен розуміє важливість даних. Ми свідомо будуємо систему, де кожен член команди долучений до моніторингу та оцінювання. У нас немає окремого фахівця чи прописаної політики з МіО. Натомість кожен проєктний менеджер несе відповідальність за розуміння: чи змінює його проєкт життя бенефіціарів? Він також збирає дані, які допомагають покращити цей проєкт у майбутньому.

Чи це ідеальна система? Наразі вона працює для нас, але ми розуміємо, що є простір для розвитку. Зрештою, збір даних — це лише верхівка айсберга. За цим стоїть велика робота, яку останнім часом називають MEAL (моніторинг, оцінка, підзвітність і навчання).

Часто моніторинг і оцінка сприймаються як щось, що потрібно лише для донорів. Але насправді ми працюємо з даними й для себе. Наприклад:

оцінюємо, як пройшов захід і що можна покращити наступного разу;
відстежуємо згадки в соціальних мережах;
спілкуємось із тими, хто брав участь у подіях або отримував допомогу.

Робота з даними потрібна не лише для звітності, а й для розвитку. Цей шлях має починатися не з вивчення логфреймів чи стандартів звітності, а з визначення конкретних задач, які допомагають в першу чергу організації (не тільки проєктам) ставати кращими. На вимірювання кожного проєкту можна подивитися з різних сторін: як він впливає на суспільство, які процеси потребують покращення, як проєкт впливає на саму організацію.

Під час навчально-дослідницької поїздки Measuring What Matters, я мала нагоду поспілкуватися з представниками локальних організацій із різних країн світу. Ми бговорювали, як ефективно використовувати дані в роботі, і мене захопила одна ключова ідея: “Що робити з даними, які в нас вже є?”.

У результаті дискусій ми визначили 7 ключових операційних задач, які робота з даними виконує для сталого розвитку громадської чи благодійної організації.

1.Рефлексія: Це робота з даними, що допомагає зрозуміти які підходи працюють, а які ні. Наприклад: після кожного проведеного заходу ми просимо заповнити анонімну форму зворотного звʼязку, де є питання як і про користь настрій заходу, так і про логістичний компонент. За цим відгуком ми проводимо зустріч команди та ще збираємо дані від команди. Все фіксується в єдиний документ та кожна наступна подія враховує чого ми навчились.

2. Підзвітність: Певно, це одна з найочевидніших задач: звітувати за кошти донорам та ресурси партнерам. Але варто звітувати також за нематеріальний ресурс – довіру, увагу, визнання, яку нам дають ті, кому ми допомагаємо. Бути прозорим і комунікувати як був розподілений матеріальний ресурс, що було зроблено і чому важливо не тільки з донором, а і з тим для кого це робиться. Щороку ми як БО Філантропи і наші члени, Фонди громад, роблять публічний звіт, який публікується на сайті організації.

3. Навчати: Записуючи власні досягнення, ми можемо легко ділитися цим досвідом мотивуючи та навчаючи інші команди. В нашій роботі ми намагаємось фіксувати і передавати досвід нашим учасникам мережі: як побудувати комунікації, як працювати з командою, як налаштувати ІТ інструменти. Також в своїй роботі ми намагаємось фіксувати запити, які до нас приходять та закривати їх під час спільних заходів.

4. Фіксувати: Є глобальна проблема – ми постійно намагаємось винайти колесо. Це стається через брак часу і матеріалів вивчення досвіду інших організацій: що спрацювало, які були складнощі, що призвело для успіху. Створення “історичної книги” вашої організації може бути корисною як глобально сектору, так і всередині організації при залученні нових людей або партнерів.

В нас є 2 корисні, на мою думку практики в цьому напрямку:

1. Читати та обговорювати дослідження.
2. Прописувати методологію проєкту (з цим ми тільки почали роботу).

5. Комунікувати: Видимість організації свідчить про її організованість процесів. В багатьох організаціях команди з моніторингу тісно співпрацюють з комунікаційними командами. Коли ми організовуємо візит в громаду, то часто проєктний менеджер їде разом з комунікаційниками, щоб зняти матеріали, зібрати історії і показати проєкт через інструменти сторітеллінгу.

6. Визначати де ми є: Збір даних допомагає зрозуміти, як ми рухаємось відносно наших цілей, чи роблять проєкти запланований результат. Команда має регулярні збори щотижня для обговорення результатів, а також раз на пів року ми проводимо зустріч команди, де обговорюємо кожен проєкт та організаційні цілі.

7. Використовувати для прийняття рішень: Коли ми вирішуємо щодо проєкту, ми обовʼязково проводимо дослідження серед наших членів: хто що схоже робить, чи треба посилення, які є кращі практики. Також ми користуємось внутрішніми даними організації, як, наприклад статистика реєстрації на захід. Скільки статистично людей з зареєстрованих не приходять на захід, скільки буде дійсно зацікавлених людей і т.д. Ця статистика впливає на планування наступних подій: скільки нам треба отримати реєстрацій, щоб з них прийшло Х кількість цільової аудиторії? Важливо також навчитися збирати дані які допомагають приймати як операційні, так і стратегічні рішення.

Моніторинг і оцінка, хоч яким би ви терміном назвали, не має сприйматися як “щось для донорів”. Це в першу чергу для сталого розвитку організації. І коли ви працюєте з даними, то задавайте собі наступні питання: